报销单据的原始凭证丢了怎么办
1. 获取复印件 :
如果原始凭证有影像件或凭证号,可以使用这些信息来识别和核销报销支出。
如果原始凭证丢失,可以尝试从开具原始凭证的单位获取记账联或存根联的复印件,并加盖公章。
2. 书面证明 :
如果无法获得复印件,可以写一份书面证明,详细说明丢失原因、内容摘要、数量金额等重要信息,并由经办人、知情人签字及领导批准后,作为原始凭证的替代。
3. 补办流程 :
向相关部门报告损失,并提交补办申请。
根据不同机构的具体要求,可能需要填写补办申请表,并提供必要的身份证明和承诺书等材料。
等待补办程序完成,拿到新的凭证。
4. 预防措施 :
在取得报销凭证后,及时复印或扫描备份,并妥善保管原件。
对于重要凭证,可以使用专门的存放工具,并定期进行检查和整理。
在提交报销凭证给财务部门前,再次核对凭证的数量和金额,确保无误。
5. 其他注意事项 :
如果原始凭证是外来文件,如火车票等,可能需要到相关机构办理临时身份证或其他证明文件。
对于已经完成报销的凭证,双方应签定补充协议重新补发凭证,并在账务处得到记录。
如果报销凭证尚未完成报销,可以要求当事人提供书面证明,并由财务部重新核实报销信息。
请根据具体情况采取相应措施,并确保及时与财务部门沟通,遵循公司的报销政策和流程。
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